Verwerking van gegevens
Wanneer u contact met ons heeft, verstrekt u ons bepaalde persoonsgegevens. Daarnaast verwerken wij ook aanvullende gegevens die u mogelijk beschikbaar maakt via sociale media, websites of diensten van derden.
In dit Privacy statement leest u hoe wij omgaan met persoonsgegevens en wat wij verwerken, van wie, op welke grondslag en hoe lang.
Wij streven ernaar dat de verwerking van persoonsgegevens minimaal is en de gegevens juist en actueel zijn.
Welke gegevens, van wie
Wij verwerken persoonsgegevens van de volgende personen:
- Bezoekers van onze website
Wij verwerken automatisch de volgende gegevens bij website bezoek:
IP-adres, locatiegegevens, internetbrowser en apparaat type, serviceprovider waarmee u toegang hebt, gegeven over uw eerdere bezoeken aan de website, de website waar u vandaan komt, uw zoekopdrachten en de content die u op onze website heeft bezocht. In uw cookie-instellingen kunt u beperken welke informatie die wij van u mogen verzamelen en wat wij daarmee mogen doen.
- Personen die contact met ons opnemen
Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt:
Voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, naam van de organisatie waar u werkt, details van uw vraag, verzoek of klacht en overige informatie die u ons verstrekt wanneer u contact met ons opneemt.
- Klanten
Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt:
Voor- en achternaam, functie, naam en adres van de organisatie waar u werkt e-mailadres (zakelijk), (mobiele) telefoonnummer, bankgegevens van de organisatie waar u werkt, details over de afgenomen / af te nemen diensten, contracten inzake de afgenomen / af te nemen diensten, biometrische gegevens voor toegangscontrole tot onze locaties, kenteken van uw auto voor toegang tot het terrein, CCTV-beelden tijdens bezoek, en mogelijk overige gegevens die u aan ons verstrekt.
- Leveranciers of onderaannemers
Wij verwerken persoonsgegevens die u aan ons verstrekt:
Voor- en achternaam, functie, naam van de organisatie waar u werkt, adres van de organisatie waar u werkt, e-mailadres (zakelijk), (mobiele) telefoonnummer, bankgegevens van de organisatie waar u werkt, details over de afgenomen / af te nemen diensten, contracten inzake de afgenomen / af te nemen diensten, biometrische gegevens voor toegangscontrole tot onze locaties, kenteken van uw auto voor toegang tot het terrein, CCTV-beelden tijdens bezoek aan onze locatie en mogelijk overige informatie die u aan ons verstrekt.
- Medewerkers
Van een medewerker verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, alle informatie die staat in uw CV (plus eventueel behaalde diploma’s en/of certificaten), motivatiebrief, adres en woonplaats, biometrische gegevens voor toegangscontrole tot onze locaties, kenteken van uw auto voor toegang tot het terrein, CCTV-beelden tijdens werkzaamheden in de locatie(s), Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), informatie over uw prestaties (beoordelingsverslag), informatie over uw evt. partner en evt. kinderen ten behoeve van een pensioenregeling, overige informatie die u ons verstrekt of die beschikbaar is uit openbare bronnen zoals uw LinkedIn-profiel.
- Sollicitanten
Wij verwerken bij een sollicitatie de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, alle informatie die staat in uw CV (plus eventueel behaalde diploma’s en/of certificaten), motivatiebrief, adres en woonplaats, kenteken van uw auto voor toegang tot het terrein, CCTV-beelden tijdens bezoek aan onze locatie, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG), overige informatie die u ons verstrekt of die bijvoorbeeld beschikbaar is uit openbare bronnen zoals uw LinkedIn-profiel.
- Bezoekers
Wij verwerken van bezoekers de volgende persoonsgegevens:
Voor- en achternaam, functie, naam van de organisatie waar u werkt, adres van de organisatie waar u werkt, e-mailadres (zakelijk), (mobiele) telefoonnummer, biometrische gegevens voor toegangscontrole tot onze locaties, kenteken van uw auto voor toegang tot het terrein, CCTV-beelden tijdens bezoek aan onze locatie.
Grondslag
Wij verwerken alleen persoonsgegevens als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat. Dat betekent dat wij niet zomaar voor elk doel gegevens kunnen verwerken.
Bezoekers website
De automatische gegevensverwerking dient de goede werking van de website, en heeft als wettelijke grondslag de (voorbereiding van de) contractuele relatie met klanten. Daarnaast is de grondslag het gerechtvaardigd belang van onze onderneming heeft om zich online te presenteren met een goed-werkende website. Wij hebben de afweging gemaakt dat de belangen bij een goed werkende website zwaarder wegen dan de inbreuk die wij doen door de genoemde persoonsgegevens te verwerken. De data verkregen uit automatische gegevensverweking worden verwerkt door onze afdeling marketing, en soms ook IT. Doel van deze gegeven is:
- gepersonaliseerde informatie over onze diensten geven;
- de mogelijkheid bieden tot verder contact (o.a. via een account voor onze nieuwsbrief of aanbiedingen over onze diensten).
Personen die contact met ons opnemen
De wettelijke grondslag voor verwerking is het gerechtvaardigd belang bij verwerking van relevante gegevens om te kunnen reageren op een contactverzoek per telefoon, post of e-mail. Gegevens worden verwerkt door de Supportafdeling. Doel van deze gegevens is:
- contact met u opnemen;
- een vraag beantwoorden;
- een klacht behandelen.
Klanten en leveranciers/onderaannemers
De wettelijke grondslag voor verwerking is onze contractuele relatie met klanten of leveranciers en de voorbereidingen daarop. Deze gegevens worden dan ook verwerkt door onze afdelingen marketing en sales en financiën. Doel van deze gegevens is:
- diensten en/of producten aan u leveren;
- aanbiedingen doen voor diensten;
- de uitvoering van dienstverlening met u afstemmen;
- onze nieuwsbrief, of uitnodigingen voor events aan u versturen;
- een factuur sturen en uw betaling verwerken;
- voldoen aan onze administratieve verplichtingen.
Medewerkers
Er is een contractuele basis als grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens van medewerkers, hetzij in vaste dienst, hetzij in tijdelijke dienst, of werkzaam als stagiaire. Voor persoonsgegevens ten behoeve van de salarisverwerking geldt bovendien een wettelijke grondslag. Gegevens worden verwerkt door de afdelingen HR en financiën. De gegevens hebben als doel:
- een arbeidscontract met u aan te gaan;
- contact met u te kunnen onderhouden;
- de taken en bevoegdheden te kunnen reguleren;
- de salarisverwerking en andere administratieve verplichtingen;
- de salarisbetaling.
Sollicitanten
In geval van sollicitaties is de grondslag de mogelijke arbeidsrelatie. Gegevens worden verwerkt door onze afdeling HR en de betrokken afdelingsvertegenwoordigers. Doel van deze gegevens is:
- contact met u opnemen;
- een eerste selectie doen op basis van de door u verstrekte persoonsgegevens.
Bezoekers
De wettelijke grondslag is het gerechtvaardigd belang van onze onderneming heeft bij een goede beveiliging van het datacenter. Wij hebben de afweging gemaakt dat de belangen bij een goed beveiligde locatie zwaarder wegen dan de inbreuk die wij doen door de genoemde persoonsgegevens te verwerken. De data verkregen van bezoekers worden verwerkt door onze afdeling Security, en gedeeltelijk door de uitnodigende partij, soms ook IT. Doel van deze gegevens is:
- het beveiligd toegang geven tot het datacenter.
Beveiliging
Wij zorgen voor passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen. Dat betekent dat wij letten op nieuwe ontwikkelingen en onze beveiligingsmaatregelen waar nodig aanpassen.
Beveiliging is een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening. Wij pseudonimiseren en versleutelen uw gegevens, met name biometrische gegevens die noodzakelijk zijn voor authenticatie of beveiligingsdoeleinden bij het verlenen van toegang tot onze datacenters.